国际金融中心地位具在的香港, 公司财务记录规范, 乃是每家注册企业都务必加以重视的基础工作, 我见识过高出大数目的老板, 由于账目处于混乱状态被税务局瞧上, 甚至要面对罚款以及刑事责任, 财务记录并非仅仅是为了应对审计这件事, 更是公司能够合法开展运营活动的生命线。

财务记录保存期限是多久

依照香港《公司条例》, 全部财务记录都得保存起码7年, 这并非是建议, 乃是法律强制规定, 好多中小企业主认为公司规模小、业务量稀缺, 随手记录几笔便能行, 然而税务局一做账审核, 拿不出完备凭证, 直接按照最高税率进行评税。

曾有这么一个真实的事例被我处理过, 有一家从事贸易业务的公司, 它由于进行了搬迁, 从而导致三年之前的发票以及银行月结单遗失不见, 当税务局前来核查账目之时, 该公司没办法证实支出是真实存在的, 最终被判定为“没有保存足够的记录”, 要缴纳罚款八万港币, 并且还要补缴税款。请记住这一点, 电子版的和纸质版的都是算有效的, 但必须能够随时进行调取。

涉及到银行月结单, 以及销售发票, 再加上采购合同, 还有员工工资表, 另外还有租金收据, 这些基础文件当中任何一个都不可缺失。要是公司存在固定资产, 像是买车这种情况, 或者买设备这种情况, 与之相关的购买合同以及折旧表同样需要妥善留存好。

哪些记录必须做才能通过审计

香港公司进行做账审计, 关键要看三样事物, 分别是总账, 明细账, 还有凭证。总账体现公司整体的财务状况, 明细账记载每一笔交易的具体科目, 凭证则是像发票、合同这类原始单据。

众多老板觉得只要导出银行流水就可以了, 然而这绝对是远远不够的。审计师要求看到每一笔收入以及支出都具备相应的业务说明。举例来说, 对于一笔金额为十万的咨询费, 仅仅有银行转账记录是不行的, 还必须要有服务合同、发票, 甚至是应该说明这笔咨询具体所做的事项。

需特别留意, 关联交易乃是税务局着重盯防的目标。倘若你所在公司与股东或者关联公司存在资金往来情形, 那就一定得准备书面的协议以及定价依据。我曾见到有家公司, 只因股东借款时未签订合同, 结果被税务局判定为”隐藏分红“状况, 进而遭遇补税并且加罚款, 金额超过30万。

此外, 香港公司进行账务处理时通常采用的是“权责发生制”, 而非“收付实现制”。简单来讲, 对于收入而言, 并非依据款项是否到账来判定, 而是取决于服务或者货物是否已经完成交付。举例来说, 在12月签订了合同并且发出了货物, 可是客户在1月才进行付款, 这样的一笔收入必须记录在12月的账目之上。

财务记录不规范会有什么后果

造成的径直后果是作出罚款, 香港税务局针对未留存够充足记录的公司, 最高能够作出十万港币的罚款, 倘若蓄意弄虚作假, 便不只是罚款这般简单, 公司董事有可能会面临牢狱之灾。

曾与好些内地老板接触过, 认为香港公司倘若一年没有业务便进行零申报, 甚至连账目都不做, 这实际上是个极大的陷阱, 税务局会定时展开抽查, 即便零申报也需要有财务报表来证实确实没有业务, 一旦被查出“有业务却零申报”, 较轻的情况是补缴税款并加收罚息,严重的情况则是被列入黑名单, 往后开启账户、申请贷款都会变得困难重重。

愈发麻烦的是, 当公司存在要融资的情况时, 并且要上市或者被收购时, 审计报告是绝对必要的。财务记录呈现出混乱不堪的状况, 审计师根本就不敢进行签字, 公司价值会直接出现被折扣。一份没有问题的审计报告, 常常能够使公司估值提升超过20%。

要做到规范财务记录并非十分繁杂, 重点在于养成相应习惯, 在每个月的固定期间将单据加以整理出来, 运用会计软件实施记账这一行为, 找寻专业会计师给予复核, 切勿抵达年审之前才仓促地临时想办法补救, 否则在那个时候手会慌张且忙乱, 极易导致出错。